Claves que un negocio debe conocer para vigilar a sus empleados
Los programas de monitoreo del tiempo laboral en el ordenador son una herramienta eficaz para optimizar la gestión del tiempo en una empresa. Aunque al principio puede generar dudas y preguntas, como: "¿Por qué estamos instalando un programa para monitorear nuestro tiempo en la empresa?" o "¿El dueño no confía en nosotros?", es importante entender su propósito.
¿Por qué es necesario?
Es fundamental que cada trabajador comprenda por qué la empresa implementa un sistema de monitoreo del tiempo laboral y cuáles son las expectativas de los gerentes hacia los empleados. Esto no se trata de una cuestión de desconfianza, sino de mejorar la eficiencia y productividad.
Reglas
Es imprescindible que las reglas del monitoreo y los informes de tiempo laboral sean claras y respetadas. Cada empleado debe estar al tanto de estas normas y cumplirlas sin excepción, contribuyendo al buen funcionamiento del sistema.
Adición de tareas a proyectos
No todos los empleados deben tener acceso para añadir tareas y proyectos. Es importante evitar la duplicación innecesaria de descripciones de procesos en diferentes proyectos. Sin embargo, cada trabajador debe saber a qué proyecto asignar las actividades que realiza, garantizando una gestión eficiente del trabajo.
Mejoremos el proceso
La implementación de una solución como el monitoreo de la actividad laboral en los ordenadores es un proceso extenso. Después de su inicio, es importante recibir el feedback de los empleados y ajustar el sistema para mejorarlo continuamente.
Actividades breves
Llamadas telefónicas, impresiones de documentos o la asistencia a un compañero son actividades cortas que deben estar correctamente asignadas en el sistema. Cada empleado debe saber cómo registrar este tipo de tareas de menor relevancia.
Requisitos
Es crucial comunicar claramente que el trabajo realizado en el ordenador está sujeto a monitoreo. La vigilancia debe ser transparente y enfocada en mejorar la productividad, no en generar desconfianza.
Transparencia
La empresa debe expresar claramente sus expectativas sobre el uso del tiempo y la entrega de informes. Cada empleado debe tener la posibilidad de revisar sus informes en la aplicación en cualquier momento y comprobar sus resultados para ser consciente de su progreso.
Responsabilidad
Debe asignarse una persona encargada de implementar y hacer cumplir las reglas acordadas sobre el monitoreo del tiempo laboral en los ordenadores, asegurando el correcto funcionamiento del sistema.
Conciencia
El acceso a los informes debe guiar a los empleados en tareas específicas y también contribuir a la formación de equipos para proyectos concretos. Además, la función de informes puede utilizarse como herramienta motivacional para mejorar el desempeño individual y colectivo.